Причины несоблюдения контроля за исполнением: объяснительная записка

Объяснительная записка должна быть краткой и содержательной, поэтому приведем основные причины невыполнения контроля за исполнением. Во-первых, неполное понимание процесса контроля. Сотрудники не всегда осознают, каким образом должен осуществляться контроль и какие требования нужно выполнить. Во-вторых, недостаток времени и ресурсов. При перегруженности работой сотрудники пренебрегают контролем, считая его несущественным или неприоритетным. В-третьих, отсутствие мотивации и понимания важности контроля. Если сотрудник не видит смысла в контроле и не понимает, как он может повлиять на результаты работы, то он не будет стремиться выполнить его. Для предотвращения невыполнения контроля необходимо обеспечить ясное понимание процесса, предоставить достаточно времени и ресурсов, а также создать мотивацию для сотрудников.

Требования к оформлению и срокам выполнения

1. Структура объяснительной записки

Объяснительная записка должна иметь стандартную структуру, включающую следующие разделы:

• Вступительная часть, в которой указывается ФИО сотрудника, должность, наименование организации;
• Основная часть, в которой рассматривается причина и объяснение невыполнения контроля за исполнением;
• Заключительная часть, в которой указываются предложения или меры по предотвращению повторных нарушений;
• Дата подписи и подпись сотрудника.

2. Заполнение объяснительной записки

При заполнении объяснительной записки необходимо учесть следующие рекомендации:

1. Использовать четкую и лаконичную формулировку, избегая лишней детализации;
2. Указывать только факты, которые являются обоснованными и имеют отношение к невыполнению контроля за исполнением;
3. Не забывать указывать сроки, в которые должен был быть выполнен контроль;
4. Предоставить дополнительные материалы или документы, которые подтверждают причину невыполнения контроля;
5. Соблюдать формальные требования к оформлению, такие как четкость подписи и использование бланка организации.

3. Сроки выполнения

Сотрудник обязан представить объяснительную записку в установленные сроки. В общем случае, такая записка должна быть представлена в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения факта невыполнения контроля за исполнением. В случаях, когда сроки выполнения контроля были определены регламентом организации, сотрудник обязан представить объяснительную записку в соответствии с этими сроками.

Соблюдение требований к оформлению и срокам выполнения объяснительной записки о невыполнении контроля за исполнением является важным аспектом профессиональной и законопослушной работы сотрудников. Это позволяет поддерживать прозрачность и эффективность работы организации и создает условия для принятия мер по предотвращению повторных нарушений и улучшению качества контроля за исполнением.

Отказ от написания со стороны сотрудника

Уважаемое руководство,

Я обращаюсь к вам с просьбой рассмотреть возможность отказа от написания объяснительной записки о невыполнении контроля за исполнением. Ниже приведены основные аргументы в пользу данной просьбы:

1. Неприемлемая нагрузка

В последнее время объем работы на моем рабочем месте значительно увеличился, из-за чего я испытываю серьезные трудности в выполнении своих основных обязанностей. Постоянные переработки и сжатые сроки сильно влияют на мою работоспособность и концентрацию внимания. Написание объяснительной записки сейчас является для меня непосильной задачей.

2. Отсутствие регламента

В нашей организации отсутствует четкий регламент и стандарты по написанию объяснительных записок. Нет никакой инструкции по тому, какой должна быть структура, содержание и формат данного документа. В связи с этим, я испытываю затруднения в определении, как правильно составить объяснительную записку, чтобы удовлетворить требованиям руководства.

3. Альтернативные способы коммуникации

Я считаю, что существуют более эффективные способы для общения и решения проблем, чем письменное объяснение. Личное обсуждение моей ситуации со мной и предоставление возможности выразить свою точку зрения в непосредственной беседе может быть более плодотворным и помочь разрешить вопросы.

4. Независимая проверка

Я предлагаю провести независимую проверку обстоятельств моего невыполнения контроля за исполнением. Данный этап может показать справедливость моих аргументов и учесть объективные факторы, которые привели к невозможности выполнения данной процедуры.

5. Более важные задачи

В настоящий момент у меня имеются более важные задачи, требующие срочного внимания и моих усилий. Написание объяснительной записки будет отнимать слишком много времени и ресурсов, которые я могу вкладывать в решение текущих задач компании.

Я надеюсь на ваше понимание и рассмотрение моей просьбы.

С уважением,

[Имя сотрудника]

Примеры объяснительных записок

Пример 1:

Уважаемый комитет!

Сообщаю вам, что в ходе проведения контроля за исполнением сотрудниками моего подразделения выявлены следующие нарушения:

• Несвоевременное представление отчетов;
• Неправильное оформление документов;
• Невыполнение инструкций.

Причинами этих нарушений являются недостаточное знание сотрудниками требований и неправильная организация рабочего процесса.

Для улучшения контроля и предотвращения дальнейших нарушений, предлагаю следующие меры:

1. Провести тренинги по обучению сотрудников;
2. Оптимизировать рабочие процессы;
3. Ужесточить наказание за нарушения.

Прошу рассмотреть данную информацию и принять соответствующие меры.

Пример 2:

Уважаемый председатель!

Сообщаю вам, что в ходе проведения контроля за исполнением проекта «Развитие малого бизнеса» были обнаружены следующие проблемы:

Для решения этих проблем предлагаю следующие меры:

1. Выделить дополнительные ресурсы;
2. Провести обучение сотрудников;
3. Улучшить систему планирования и контроля бюджета.

Прошу принять данную информацию к сведению и принять необходимые действия для исправления ситуации.